domingo, 9 de octubre de 2011

Datos Variables



El manejo de datos variables, la combinación de correspondencia o lo que en el software aparece con el nombre de "Data Merge", es una herramienta que nos da la facilidad de usar la información de una base de datos para aplicarla en la creación de un trabajo que de otra manera sería peligrosamente aburrido y repetitivo, sustituyéndolo por la versatilidad del diseño automatizado y sin posibilidad de errores (para lo que la base de datos, devería estar correctamente revisada).
Hace siete años atrás un buen amigo mío (Jorgito Miño), me decía lleno de horror que ¿cómo era posible que generara unas tarjetas de Navidad (cientos en realidad) de manera manual? pues la posibilidad de error era muy alta y el tiempo que me tomaba en hacerlo era absurdo, si se disponía de herramientas que puedan hacerlo rápido y bien.  Tres días atrás, yo le decía exactamente lo mismo a otro buen amigo mío que hace (poco más de mil) tarjetas de identificación para la empresa donde brinda soporte.

Sea que se hagan tarjetas de saludos navideños, identificaciones, tarjetas de presentación, datos para los sobres, encabezados de cartas personalizadas... o cualquier diseño que involucre el manejo de una base de datos que deba combinarse con la diagramación, es el momento ideal para usar estas herramientas.

En realidad es un proceso bastante simple que incluso de manera muy básica puede hacerlo el Software de Microsoft® combinando correspondencia entre Excel y Word, si se quiere lograr un trabajo un poco más profesional, inclusive disponiendo de un poco más de Hardware (un servidor Fiery® por ejemplo), uno podría adicionalmente usar una "hoja maestra" donde cargar un diseño elaborado y sobre esta imprimir la hoja de Word logrando resultados realmente buenos.

Pero mi herramienta preferida para hacer este tipo de trabajos es sin duda InDesing® de Adobe®, pues no solamente me permite el uso de la data de una hoja de cálculo sino que también tengo la posibilidad de en la misma base de datos, poner la dirección de imágenes prediseñadas para lograr al mismo tiempo imágenes variables (que pueden ser personalizadas al más puro estilo XMPie® sin necesidad de invertir en una herramienta tan robusta).

Combinación de datos variable en InDesign®
El siguiente proceso y su explicación está siendo usado con Adobe@ InDesign® del paquete CS4

Primero hablaremos sobre algunas consideraciones básicas con respecto a cómo debe estar armada la base de datos con la que trabajaremos la combinación variable, luego veremos la manera óptima de guardar las imágenes que serán usadas con cada uno de los registros para finalmente explicar paso por paso el proceso de generar el documento general y el documento multipágina que tendremos como resultado.

Base de datos
Es necesario que la hoja de cálculo que contenga los datos tenga separada por columnas la información a usarse, así, que conste por ejemplo en una columna el nombre, en otra diferente el apellido, en otra el género (dato importante para segmentar el texto del cuerpo y las imágenes en caso de estar contemplada de esta manera la diagramación y el diseño de las piezas gráficas).  Para hacer combinación variable de gráficos podemos hacerlo también, simplemente direccionando la ubicación del archivo gráfico y utilizando un string (en este caso @) para indicar que estos datos corresponden no a un texto sino a una imagen.
Para el caso de PC, la dirección de la imagen debería decir C\documentos\Blogs\...
Una vez lista la base de datos esta debe ser grabada en formato CSV (valores separados por comas), por tanto obtendremos un archivo de texto (.txt) donde cada columna, se indicará con una coma (eso significa que si en algún valor, digamos por ejemplo la dirección, hay comas dentro de la información, estas deberán ser borradas o sustituidas para evitar errores de salto de información a otras columnas).

La base de datos entonces pasará a verse más o menos de esta manera:

Nombre, Apellido, @imagen, ...
Santiago, Nieto, santiagonietosalazar\documentos\...


Imágenes Variables
InDesign admite prácticamente cualquier formato gráfico que sea soportado por el software de Adobe® (formatos tipo ai, psd, jpg, pdf, png, tiff, entre otros).  Lo importante sería que al guardar el archivo gráfico, este contenga en el nombre los elementos necesarios para identificarlo con la persona a la que deba corresponder la imagen.  Al direccionar en la base de datos, constará en la parte final el nombre que debe tener siempre la terminiación que lo identifique con el tipo de archivo que es (en nuestro caso estamos usando archivos .ai y .pdf),

Combinación de datos variables en InDesign®
Primero en la hoja diagramada de InDesign® sobre la que queremos aplicar la combinación de datos variables, vamos a "cargar" nuestro documento CSV.  Muchas veces es suficiente con traer el documento CSV directamente como fue generado en el programa de hoja de cálculo, pero hay ocaciones donde sea necesario convertir en documento a .txt previamente para poder usarlo.  En el menú Ventana, seleccionamos Automatización y en esta, esl submenú Combinación de datos.




































Se abrirá entonces la siguiente ventana con las herramientas que nos permiten proceder a realizar nuestro trabajo:














Esta herramienta nos indica paso a paso como usarla, diciéndonos que debemos desde el menú del panel seleccionar nuestro archivo CSV
Y obviamente seleccionamos el archivo CSV o .txt que contenga la data que vamos a usar.
Luego en la ventana de herramientas de Combinación de datos veremos como los datos disponibles de nuestra base sustituirán a las indicaciones.  Los datos que son variables de texto estarán precedidos por una T mayúscula, mientras que los archivos gráficos tendrán el ícono que nos muestra que son imágenes.
Y no es más que con usarlos en los espacios que la Diagramación del documento general, así los tenga definidos, usando los textos variables dentro del texto general o las imágenes en los espacios destinados para esto.
Antes de general los documentos combinados, podemos revisarlo en la opción de Previsualización en la ventana de herramientas activándola y veremos uno a uno todos los registros para proceder a las correcciones necesarias antes de generar el Documento Combinado. 
Una vez verificado que el documento está según lo necesitamos, presionamos el ícono de Crear documento combinado.
Dará como resultado una nueva ventana que nos dejará elegir si queremos incluir todos los registros de la base de datos, un solo registro o solamente parte de ella (definida por un rango).  Además tenermos la versatilidad de usar la hoja completa o en el caso de tratarse de formatos pequeños como tarjetas de presentación diagramar previamente el Documento General para que sobre este los documentos combinados puedan hacer una composición de registros múltiples.
Es recomendable tener activada la opción Generar informe de texto desbordado o de falta de imágenes, para poder controlar que no haya errores en el nuevo documento y de existirlos, poder aún corregirlos.

Tanto Composición de registro múltiple como Opciones dependerán según los requerimientos de cada trabajo específico, en el tema de márgenes, organizacion o espaciado, así como el modo de encajar las imágenes, los vínculos y demás opciones especiales.  Si no hay problemas, tendremos la siguiente ventana.
Y tendremos un documento multipágina de Indesign con todos los registros listo para ser usado.  En ocasiones puede darse el caso que haya incompatibilidad entre el software de la hoja de cálculo e InDesign®, que se hará obvio por ejemplo en el uso de tildes o caracteres especiales como la eñe; para solucionarlo simplemente una vez generado el documento multipágina desde InDesign® en la opción Edición, seleccionamos Buscar/Cambiar (cmd F).
Digitamos (es recomendable copiar y pegar) el error que queremos Buscar y en Cambiar a: escribimos por lo que debe ser sustituido.  En la parte Buscar en: debe estar seleccinado que las correcciones se hagan en Todos los documentos o en el Documento que tenemos abierto, para que lo haga en cada una de las páginas que lo conforman si elegimos la opción Cambiar todo; una ventana nos indicará el número de sustituciones que se hicieron y lo hacemos nuevamente por cada uno de los caracteres que debemos cambiar (normalmente serán 6, las vocales y la eñe).

Así finalmente, lo hemos logrado...